Das firmeninterne Branchenbuch – Gelbe (Wissens-)Seiten

Man kennt sie unter verschiedenen Namen: Gelbe Seiten, Yellow Pages, oder auch Expertenverzeichnis oder Expertendatenbank. Sie stellen ein Instrument aus dem Bereich Wissensmanagement dar und sind vergleichbar mit einem Telefonbuch, da sie zur schnellen und gezielten Suche nach relevanten Ansprechpartnern und Experten herangezogen werden. Gelbe Seiten im Unternehmen enthalten neben Kontaktdaten weitere personenbezogene Daten, wie beispielsweise Angaben über Qualifikationen, Forschungsbereiche oder Fremdsprachenkenntnisse.

Wie funktioniert es?

Für jeden Mitarbeiter wird online ein Profil angelegt, in dem Kontaktdaten und Informationen beispielsweise zu Fachgebiet, Projekterfahrungen, Sprachkompetenz, Länderkompetenz, Kurzbiografie sowie Fotos oder Auszeichnungen eingetragen werden. Die Mitarbeiter können ihre Profile weitestgehend selber gestalten und beispielsweise Fotos einpflegen oder auf andere Seiten im Intra- oder Internet verlinken.

In der Regel sind die Daten nur unternehmensintern verfügbar, so dass externe Kunden und Partner keinen Zugriff haben.

Einführung von Gelben Seiten

Zunächst werden Kontext, Ziele und Inhalte der Yellow Pages definiert. Der Nutzen sollte von Beginn an transparent in der Organisation kommuniziert werden. Für eine optimale Einführung eignet sich eine Mischung aus Top-down und Bottom-up-Ansatz. Die Mitarbeiter sollten dabei in den Entscheidungsprozess miteinbezogen werden.

Dann werden die Profile für die Mitarbeiter des Unternehmens angelegt. Idealerweise werden die Basisdaten wie Name, interne Telefonnummer und Mailadresse bereits eingepflegt. Die einzelnen Mitarbeiter können anschließend ihre Profile ergänzen.

Die Daten und Informationen lassen sich je nach Bedarf nach Organisationseinheiten oder Themen strukturieren. Zur Pflege, Wartung und Aktualisierung ist es empfehlenswert, die Daten in unterstützende IT-Werkzeuge einzubinden. Hierzu können Datenbank, Internet, Intranet, Wiki etc. eingesetzt werden. Die gesamte Organisation sollte Zugriff auf die Daten haben.

Der Nutzen für alle

Argumente für Yellow Pages könnte die zeitaufwändige Suche nach Ansprechpartnern oder die Suche nach Experten für geplante Projekte sein. Der Einbezug der Mitarbeiter beim Ausfüllen ermöglicht eine direkte Einbindung in das Tagesgeschäft und fördert somit die Motivation der Mitarbeiter. Ein Nachteil ist, dass der Aufwand für die Koordination höher ist. Eine mögliche, relativ schnelle Vorgehensweise wäre, die ersten 10 Mitarbeiter zu motivieren, ihre Profile zu ergänzen. Diese dürfen dann jeweils ihrerseits 5 Kollegen bestimmen, die als nächste ihre Profile ausfüllen. Diese 5 wiederum bestimmen je die nächsten 5 usw. So sollte es möglich, innert nützlicher Frist eine komplette Datenbank anzulegen, die schon bald ihren Nutzen entfalten kann.