Tooltipp OneNote

Tooltipp OneNote

Das Schweizer Taschenmesser unter den Office-Produkten

Jeder hat es, aber kaum einer nutzt es. Die Rede ist von OneNote, einem Bestandteil der Office-Palette von Microsoft. In den meisten Beschreibungen wird OneNote als digitales Notizbuch beschrieben. Das aber beschreibt nur unzureichend die Möglichkeiten, die das Produkt bietet. Gerade im Wissensmanagement ist das Tool ein eigentlicher Geheimtipp, denn gut strukturiert lässt sich hier alles erfassen, was für das Arbeitsgebiet wichtig ist.

Bei Wissenstransfer stellt sich immer wieder die Frage, wie und wo das Wissen expliziert werden soll. Naheliegend sind natürlich die bereits vorhandenen Ablagemöglichkeiten wie Ordner auf Laufwerken, Sharepoint-Umgebungen und die ausgedruckte Dokumentation. Aber wie werden wichtige Informationen, die sich vielleicht nicht so eindeutig einem Projekt zuordnen lassen, gespeichert? Und wo landen die Hintergrundinformationen zu einer bestimmten Aufgabe oder einem bestimmen Gremium?

Hier nun kommt OneNote ins Spiel. Mit einer ganz individuell aufbaubaren Struktur können in OneNote genau diese Informationen übersichtlich und für einen Nachfolger wiederauffindbar aufgelistet werden. Die einezen Notizbücher können nach Belieben benannt werden. Jedem Notizbuch können beliebig viele Abschnitte zugefügt werden und innerhalb der Abschnitte können Unterseiten erstellt werden. Dies erlaubt es, die ganze Struktur übersichtlich und individuell pro Arbeits- bzw. Aufgabengebiet zu gestalten.

Podcast inklusive

Doch OneNote kann mehr. Man kann sowohl Audio- und Video-Aufzeichnungen erstellen, Zeichnen, Fotos hochladen und mit Notizen ergänzen. Hier bieten sich dem Wissensarbeiter ganz neue Möglichkeiten. Dokumente können mit Audiospuren angereichert werden; Voice-overs von Präsentationen oder Bildersammlung transportieren die Informationen zwischen den Zeilen.

Natürlich lassen sich auch Exceltabellen, Worddokumente, PDFs und JPGs integrieren und direkt aus OneNote heraus öffnen.

Einzelne Bücher oder einzelne Abschnitte lassen sich auch schützen, so dass niemand ausser dem Eigentümer die darin enthaltenen Informationen sieht. Dies ist natürlich nicht im Sinne eines offenen Wissensaustausches, aber manchmal unabdingbar.

OneNote fristet in vielen Organisationen noch ein Schattendasein. Das ist schade für ein Produkt, das es tatsächlich geschafft hat, ein alt hergebrachtes und auch alt bewährtes Hilfsmittel – die Kladde – zu digitalisieren.

 

2018-05-23T13:01:51+00:00

About the Author:

Mit ihrem breiten Erfahrungshintergrund unterstützt sie Unternehmen in der digitalen Transformation und der Wissensarbeit, coacht Wissenstransfers und begleitet Kulturveränderungen. Sie liebt die Berge und das Meer.