Wissenserhalt oder Wissensverlust in Organisationen

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Wissenserhalt oder Wissensverlust in Organisationen

Wissenserhalt oder Wissensverlust in Organisationen

Wenn Wissen das Unternehmen verlässt, ist dies immer mit hohen Kosten verbunden. Eine strukturierte Wissenstransfer-Methodik sorgt in einer Organisation dafür, dass unersetzliches Wissen (implizites und explizites Wissen) im Unternehmen bleibt, auch wenn Schlüsselpersonen den Arbeitsplatz verlassen. Die Erfahrungen von namhaften schweizerischen und deutschen Unternehmen zeigen, dass sich gezielte Anstrengungen im Bereich Wissenstransfer lohnen.

Einige Auftraggeber des strukturierten Wissenstransfers haben die Methodik mit der bisherigen Einarbeitung am Arbeitsplatz verglichen und eine Verkürzung der Einarbeitungszeit um durchschnittlich 30 % festgestellt. Damit bleibt nach dem Abzug des Aufwandes für dessen Durchführung eine beträchtliche Netto-Verkürzung der Einarbeitungszeit. Neben den positiven Ergebnissen fördert die Methodik auch eine zukunftsgerichtete Personalentwicklung in der Linie und wird in einzelnen Bereichen als Grundlage zur Organisationsentwicklung verwendet: Aufgaben und Funktionen werden so transparent gemacht.
Wissensfluss optimieren

Mitarbeitende verlassen das Unternehmen oder wechseln intern die Stelle. Der daraus resultierende Wissensverlust kann immens sein: Neben dem Verlust an Erfahrungswissen (implizites Wissen) kann auch das dokumentierte (explizite) Wissen nicht mehr effizient genutzt werden, weil nicht bekannt ist, wo es festgehalten wurde, wofür es im Detail angewendet werden kann oder welches die zugehörigen wichtigen Kontakte sind. Unter diesem Umstanden hat es ein Nachfolger schwer, in nützlicher Frist sattelfest zu werden.

Die Einarbeitungszeit von Schlüsselpersonen ist zentral. Es empfiehlt sich,

Erfahrungswissen des Vorgängers abzuholen und strategische Neuausrichtungen für den Nachfolger abzuklären
Wertschätzung für geleistete Arbeit des Vorgängers zu zeigen: Übersicht und Transparenz in Projekten, Aktivitäten, grösste Erfolge, etc.
Übersicht und Zusammenhänge aufzuzeigen: vom Groben zum Feinen, von der Übersicht zum Detaillierten in Funktion/Aktivität. Eine optimiere Einarbeitungszeit schafft beim Nachfolger Motivation
Gegenläufiges Verhalten

Mit zunehmender Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters nimmt die Menge und der Wert des Erfahrungswissens zu: Kontakte werden geknüpft, Situationswissen und Zusammenhänge werden aufgebaut. Umgekehrt verhält es sich mit dem expliziten, dokumentieren Wissen: Es wird nur so viel wie nötig (wenn überhaupt) festgehalten; man weiss ja zunehmend genauer, wie „es“ geht. Mit fortschreitender Zeit nimmt der Wert des dokumentieren Wissens ab. Es ergibt sich folgende Ausgangslage:

Erfahrungswissen ist mit zeitlich zunehmenden Wert in den Köpfen der Mitarbeiter
Dokumentiertes Wissen ist mit zeitlich abnehmenden Wert im System festgehalten.
Die Lücke vermeiden

Ein Mitarbeiterwechsel befördert die Schwächen im Umgang mit Wissen ans Licht. Ist die Stellenbeschreibung des Vorgängers noch aktuell? Was machte der Vorgänger genau? Wie hiessen die Stakeholder in den unterschiedlichen Bereichen? Die optimierte Wissensweitergabe heisst im Detail: Initialisierung des Wissenstransfers mit Linienmanagern, Vorgänger und falls möglich, Nachfolger. Der Ablauf ist in drei Phasen gegliedert

– Identifikation des relevanten Wissens, Struktur und Priorisierung
– Moderierte/nicht moderierte Weitergabe
– Transferdokument als Wegleitung und Journal
Initialisierung

Gemeinsam mit Vorgesetztem und Vorgänger wird abgeklärt, welche Aktivitäten und Funktionen für den Nachfolger von Bedeutung sein werden: Strategien, Zielsetzung, Ausgangslage, Ressourcen und die entsprechende Vorgehensweise. Alle Beteiligten verpflichten sich dem festgelegten Vorgehen.
Phase 1: Wissens-Identifikation

In einer ersten Phase wird das zu bewahrende Wissen identifiziert, aufgezeichnet und geeignete Arten der Weitergabe bestimmt. Mit der dabei erstellten Wissenslandkarte steht oft erstmals eine Übersicht des erforderlichen Wissens und eine Priorisierung für den Übergang zur Verfügung. Darin enthalten sind z.B. alle Stakeholder, Prozesse, Kontakte, Best Practices, Notfall-Szenarien, Systeme, verfügbare Dokumentationen und der Aktualität und Qualität. Im Idealfall hört der Nachfolger den Originalton des Vorgängers. In dieser Phase ist die Moderation entscheidend: Das blosse Abfragen von Erfahrungswissen ergibt im Umfeld einer Schlüsselpersonen keinen Sinn.
Vom Kristallisationspunkt zur Wissenslandkarte

Die Moderation ist dafür verantwortlich, dass eine aussagekräftige Wissenslandkarte entsteht, an der sich die weiteren Schritte der Strukturierung und Priorisierung orientieren. Dabei handelt es sich um einen Prozess, an dem der Vorgänger, der Nachfolger und der Moderator beteiligt sind. Er beginnt damit, den für die jeweiligen Personen und das Umfeld passenden Ausgangspunkt zu finden. Nachdem der Kristallisationspunkt gefunden wurde, lässt sich eine aussagekräftige Wissenslandkarte oft organisch wachsend erzeugen. Sie ist ein Spiegel des Alltags. Eine standardisierte Farb- und Symbolwahl hilft, das Verständnis und Vergleiche von unterschiedlichen Wissenslandkarten zu garantieren.
Phase 2: Wissensweitergabe

In der zweiten Phase wird das Wissen (die Information im Kontext) durch die in Phase 1 definierten Methoden an den Nachfolger weitergegeben. In dieser Phase kann zwischen moderierten und nicht moderierten Methoden des Wissenstransfers unterschieden werden:

Moderierte Methoden: Transfer von komplexem Wissen wie z.B. Prozesse, persönliches Netzwerk
Nicht moderierte Methoden: Transfer von eher einfacherem Sachwissen, wie bspw. Systemwissen. Der Vorgänger und der Nachfolger arbeiten anhand der in der Phase 1 strukturierten Themen und definierten Teilbereichen.
Phase 3: Wissensumwandlung

In dieser Phase erstellt der Nachfolger anhand der Struktur der Wissenslandkarte ein individuelles Transferdokument. Es dient auch als Anleitung durch den Alltag und ist Journal des Wissenstransfers. Dieses hilft dem Nachfolger im neuen Umfeld den Überblick zu behalten und neu erworbenes Wissen strukturiert festzuhalten.

Dies ist keinesfalls das Ende des Wissenstransfers, jedoch das Ende des begleiteten Prozesses. Ab jetzt ist der Wissensempfänger in der Lage, den Aufbau seiner Wissenslage weiter voranzutreiben, ohne dabei Wesentliches zu übersehen. Auch ist er in der Lage erste fundierte Entscheidungen zu treffen und sein Arbeitsgebiet weiter zu entwickeln.

2018-05-23T13:01:51+00:00

About the Author:

Mit ihrem breiten Erfahrungshintergrund unterstützt sie Unternehmen in der digitalen Transformation und der Wissensarbeit, coacht Wissenstransfers und begleitet Kulturveränderungen. Sie liebt die Berge und das Meer.